Apa Bedanya Proses Procurement Konvensional dan Digital? Ini Penjelasannya!

 

 

 

katalog elektronikBanyak orang yang mulai beralih menggunakan software procurement alias mulai melakukannya secara digital. Sebenarnya, apa yang membedakan proses procurement konvensional dan digital?

 

Mengenal Procurement Konvensional

 

Sesuai namanya, pengadaan barang dan jasa memang dilakukan oleh perusahaan guna membeli barang. Apa saja barang yang dibeli? Bisa saja peralatan usaha, bahan bangunan hingga mesin produksi. Tidak hanya berupa barang saja, pengadaan juga berupa jasa. Misalnya saja jasa perbaikan atau pembuatan sebuah fitur yang dibutuhkan perusahaan.

 

Tentu saja pengadaan barang dan jasa ini tidak bisa dilakukan secara asal-asalan. Sebagai perusahaan, Anda harus memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli sudah sesuai dengan standar. Jangan lupa untuk menyesuaikan dengan budget yang ditetapkan oleh perusahaan.

 

Proses pengadaan barang dan jasa atau procurement management dimulai dari tahap perencanaan, pemilihan vendor, melakukan negosiasi hingga membuat kontrak perjanjian. Pengadaan barang dan jasa juga harus memastikan bahwa vendor atau supplier memberikan barang dan jasa yang sesuai dengan kontrak atau kesepakatan.

 

Perbedaan dengan e-Procurement

 

Lalu, apa bedanya proses procurement secara digital dengan yang konvensional? Ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum memilih procurement secara digital. Secara umum, proses procurement akan tetap berlangsung seperti biasa. Artinya tidak ada proses yang dikurangi atau ditambahi.

 

Hanya saja procurement secara digital ini akan lebih membuat proses pengadaan jadi lebih sederhana. Dengan kata lain, proses digitalisasi membuat aktivitas procurement bisa lebih mudah dan cepat. Proses ini bisa dilakukan mulai dari pembelian, pengelolaan budget, approval, pengelolaan data vendor hingga melakukan laporan atau analisis.

 

Salah satu faktor yang cukup membedakan antara procurement konvensional dan digital adalah dari segi sumber daya manusia. Dengan adanya sistem software procurement, maka ada banyak hal serta kerumitan yang bisa ditangani. Apalagi jika sebuah perusahaan memiliki skala yang cukup besar dan memiliki banyak vendor.

Bisa dibayangkan harus mengurus semua berkas vendor mulai dari perencanaan, pembuat kontrak sampai pembayaran. Apalagi kontrak perlu diperbarui. Anda juga perlu proses perbandingan dengan vendor hingga melakukan evaluasi terhadap penyedia barang dan jasa. Dengan software procurement, maka semua masalah tersebut bisa dilakukan dalam satu platform.

 

Bantuan teknologi akan membuat semuanya dikelola secara digital. Sumber daya bisa dikelola dengan baik, vendor juga bisa terdata dengan baik serta memudahkan Anda untuk melakukan kontrol terhadap budget. Sistem ini juga bahkan bisa membantu Anda melakukan kontrol terhadap pengiriman hingga analitik data.

 

 

 

 

Leave a Comment